Verwerken bloc retour
Bloc retours zijn gestructureerde berichten die binnenkomen via Portima, GBOcloud of rechtstreeks naar Brokercloud gestuurd worden.
Een aantal specifieke berichten worden automatisch verwerkt, de meeste komen terecht in het overzicht om manueel te verwerken.
Automatisch verwerkte berichten
114 – Contract, polisbeeld (portefeuilleoverzicht)
121 – Contract, actualisatie gecommuniceerd door de verzekeraar
122 – Contract, Universal Life storting
+ borderellen en rekeninguittreksels
Manuele verwerking
Open de bloc retour in het overzicht door deze aan te klikken.
Men kan meerdere berichten aanvinken en toewijzen aan een collega via de knop onderaan.
Aangevinkte berichten kunnen ook aangeduid worden als verwerkt (en dus niet verwerkt worden, maar wel te zien in de historiek) of verwijderd worden.
Berichten van het type "Contract, productiebericht oorsprong verzekeraar" welke een document bevatten en "antwoordrecord op aanvraag" kunnen in bulk verwerkt worden Deze berichten dient men aan te vinken in het overzicht. Eventueel via de Shift toets ingedrukt om een aantal aan samen aan te duiden. Via het icoontje onderaan kan men de job lanceren die dit in achtergrond zal uitvoeren  |
Een binnengekomen bloc retour kan ook toegewezen worden aan een collega. Eventueel kan de omschrijving van het bericht aangepast worden.
Versies en bijvoegsels Bij de verwerking van een bloc retour worden de gegevens van de actieve versie van de polis overschreven en de huidige versie bewaard bij de bijvoegsels. Het bijvoegsel nummer wordt niet altijd vermeld in de bloc retour en het overzicht op het tabblad "bijvoegsels" wordt geordend volgens datum; |
Men kan ook manueel bloc retours opladen. Enkel de EDIFACT syntax is mogelijk en financiële bloc retours (borderellen en rekeninguittreksels) zijn niet toegelaten.
Linken en verwerken
Als de bloc retour nog niet is gelinkt aan een klant of polis, zal daarvoor een knop staan (rood indien verplicht)
Of er nog iets kan gelinkt worden is ook te zien aan het symbooltje naar de tab, hier bijvoorbeeld bij betrokkenen:
Op het scherm om te linken kan er gezocht worden in de lijst en dan rechts gelinkt worden.
Men kan in het overzicht zoeken
Na het linken is de huidige inhoud te zien (rechtse kolom)
Als men een veld niet wenst over te nemen kan men het uitvinken.
Een bijvoegsel moet steeds gelinkt worden aan een bestaand contract.
Indien de maatschappij of het producentnummer niet bestaat wordt die aangemaakt
Einddatum polis De einddatum van de polis wordt enkel overgenomen als het een effectieve einddatum is. (geen hernieuwingsdatum). Er is een onderscheid tussen de status "lopend" (wat automatische hernieuwing inhoudt) en de status "lopende tot" waardoor de polis op de einddatum afloopt. |
Verzekeringsnemer
Gegevens van de verzekeringsnemer worden default niet overgenomen. Indien men toch gegevens wil overnemen, kan men die aanvinken
Enkel bij een nieuwe zaak en tarificatie is het mogelijk een nieuwe klant aan te maken. Dit om te vermijden dat er dubbele klanten zouden ontstaan. Daarbij wordt dan ook een nieuw klantnummer toegekend.
Risico-objecten
De risico-objecten en waarborgen van de bloc retour worden steeds overgenomen.
De bestaande blijven bewaard bij de vorige versie van het contract.
Optioneel kan men echter een bestaand risico-object vervangen door het risico-object dat binnenkomt. Een bestaand risico-object kan men slechts aan 1 risico-object linken
Dit is van belang als er nog andere polissen zijn waar hetzelfde risico-object gebruikt wordt.
Via de knop linken aan risico, krijgt men een overzicht van de risico-objecten van het betreffende type om dit te vervangen door het binnengekomen risico-object.
Indien er een bericht verwerkt wordt waarop slechts 1 risico-object vermeld wordt, doch bij die polis bestaan er nog andere risico-objecten, dan is het mogelijk de optie "bestaande risico-objecten" aan te vinken, zodat deze behouden blijven. Bijvoorbeeld bij een vlootpolis.
Betrokkenen
Bijvoorbeeld bij een schadebericht kunnen er een aantal betrokkenen zijn.
Op 1 scherm kan men zien welke er herkend zijn door het systeem en welke men nog, indien gewenst, kan toevoegen of linken aan een bestaande partij:
Bijlagen
Op het tabblad bijlagen kan men kiezen welke worden overgenomen, in welke folder ze moeten terechtkomen en kan men eventueel de bestandsnaam wijzigen.
