Inlezen borderellen
Op het tabblad “Borderellen” kan u de binnengekomen borderellen terugvinden van de betreffende maand. Deze zijn dus niet te zien op het overzicht van de ontvangen blok retours.
Via de knop “Borderellen verwerken” worden de borderellen van alle maatschappijen verwerkt.
Als er nieuwe borderellen binnengekomen zouden zijn, mag u dit nog eens doen.
Via de knop “Toon Jobs” kan u zien of die gelanceerde job reeds beëindigd is.
De bedragen op de kwijtingen worden dan aangevuld. Mocht de kwijting nog niet bestaan, dan wordt ze hier aangemaakt.
Het kan ook voorkomen dat u van een bepaalde maatschappij geen borderellen ontvangt via een bloc retour. Om die maatschappij toch op het overzicht te zien, kan u die toevoegen via de + (naast “borderellen”)
Na de verwerking kan men via de raketmenu kan u het detail van het borderel zien en controleren.
Het is belangrijk deze lijst te overlopen en de foutcodes te bekijken als u deze wil controleren.
Sommige zijn een fout, waardoor de kwijting op het borderel niet kan verwerkt worden, andere zijn een waarschuwing.
| Waarschuwing | Wat te doen |
| Kwijting aangemaakt | Deze was door de job “aanmaken kwijtingen” niet aangemaakt: polis controleren, misschien is de vervaldatum of de periodiciteit niet correct |
| Inningswijze veranderd naar inning maatschappij | De inningswijze op de polis is verschillend, polis aanpassen of kwijting eventueel terugsturen |
| Inningswijze veranderd naar inning producent | De inningswijze op de polis is verschillend, polis aanpassen of kwijting eventueel terugsturen |
| Index verschillend | De index op het borderel is verschillend van de huidige index |
| Producentnummer verschillend | Controleren of het gebruikte producentnummer in het borderel bestaat op de maatschappij, zoniet aanmaken |
| Maatschappij is verschillend | Polis en kwijting nakijken |
| Polis in wijziging | Er is een wijziging aangevraagd voor deze polis, kwijting misschien terugsturen in afwachting van de contante kwijting |
| Netto premie is afwijkend | In vergelijking met de vorige termijnkwijting |
| Commissie bedrag is afwijkend | In vergelijking met de vorige termijnkwijting |
| Lasten bedrag is afwijkend | In vergelijking met de vorige termijnkwijting |
| Fouten | Wat te doen |
| Polisnummer ontbreekt | Foutief record zonder polisnummer, maatschappij verwittigen |
| Polis niet gevonden | Polisnummer corrigeren of polis nog toe te voegen |
| Verschillende polissen met hetzelfde nummer | Deze polissen samenvoegen of de foutieve verwijderen. Men kan ook via het menupunt “link aan polis” de juiste polis kiezen. |
| Verwerking onmogelijk | Ontbrekende gegevens |
| Maatschappij ontbreekt | Foutief record zonder maatschappij |
| Producentnummer ontbreekt | Foutief record zonder producentnummer |
| Maatschappij FSMA-nummer ontbreekt | Foutief record zonder FSMAnummer |
Nadat u de fouten gecorrigeerd heeft, kan u de verwerking opnieuw starten. Het record zal dan verwerkt worden en de fout verdwijnt.
Indien nodig kan u ook manueel een waarschuwing verwijderen via het menupunt “is in orde”. Dit heeft verder geen gevolg, doch kan het overzichtelijker maken.
Een waarschuwing kan te wijten zijn aan foutieve gegevens op de polis. Via het menupunt “gegevens overnemen op de polis” kan u de polis corrigeren op basis van de binnengekomen gegevens.
Na de verwerking ziet u ook op de kwijtingen dat de bedragen zijn aangevuld. Mocht het nodig zijn een kwijting terug te sturen, dan kan dit via het menupunt BRB op de raketmenu.
Indien het borderel van een bepaald agentschap is gecontroleerd, kan u het op het overzicht van de borderellen via de raketmenu aanduiden als gecontroleerd.
Soms gebeurt het dat een maatschappij foutieve borderellen doorstuurt. Deze kan u verwijderen als ze nog niet verwerkt zijn.
Normaal sturen zijn daarna de juiste door en op de kwijtingen zullen dan de juiste bedragen overgenomen worden.
Bij een detailscherm van de borderellen kan men het producentnummer van de binnengekomen records wijzigen. Dit via het potloodje naast het producentnummer
Het nieuwe nummer dient te bestaan als producentnummer bij die maatschappij. Indien nodig eerst dit producentnummer toevoegen bij de maatschappij |
Door het opladen van de borderellen worden ook de polissen aangepast zodat daar de juiste jaarpremie en commissie vermeld wordt.
De module financieel beheer laat ook interessante statistieken op het niveau van de verzekeringsnemer zien op het detailscherm rechtsboven:
